Genel Bakış
Skorlanabilir kontrol listeleri, geleneksel denetim sorularını ağırlıklı performans ölçümlerine dönüştürür. Sadece geçti/kaldı sonuçlarına bağlı kalmak yerine, sorulara puan, ağırlık ve aralık değerleri atayabilir, anlamlı analizler üretebilirsiniz. Bu sayede uyumluluğu ölçebilir, açıkları tespit edebilir ve zaman içindeki performans gelişimini takip edebilirsiniz.
Skorlanabilir Kontrol Listelerini Anlamak
Skorlanabilir Kontrol Listeleri Ne Zaman Kullanılır?
Performans değerlendirmeleri: Tesis veya ekip performansını zaman içinde ölçmek
Uyumluluk skorlaması: Paydaşlar için sayısal uyumluluk raporları oluşturmak
Kıyaslama: Konumlar, ekipler veya dönemler arasında performans karşılaştırmak
İyileştirme takibi: Aksiyonlar ve eğitimlerin etkisini sayısal olarak görmek
Regülasyon raporlaması: Düzenleyici kurumlara sayısal uyumluluk verisi iletmek
Skorlama Özelliklerini Etkinleştirmek
Bir Kontrol Listesinde Skorlamayı Aktif Etme
Ana menüden Kontrol Listeleri'ne gidin
Bir kontrol listesi seçin ve “Kontrol Listesini Düzenle”yi tıklayın
Düzenleyici içindeki Ayarlar sekmesini açın.
Puanlama Etkin seçeneğini Açık konumuna getirin.
Maksimum Puan, Ağırlık ve Aralık Değerleri gibi skor ayarlarını yapılandırın.
Skorlama Etkinleştirildiğinde Ne Olur?
Yanıtlara performans kriterlerine göre sayısal puan atanabilir.
Sorular için ağırlık tanımlama özelliği aktif olur.
Aralığa dayalı değerler (Spesifikasyon Dışı, Hedef, Spesifikasyon Dahilinde) aktif hale gelir.
Performans takibi için analiz panelleri ve raporlar kullanılabilir.
Sayfa Ağırlıkları
Kontrol Listesi Bölümlerini Dengeli Dağıtma
Soru ve grup ağırlıklarına ek olarak, Audit Now sayfa seviyesinde ağırlıklandırmayı da destekler:
Her sayfaya, o bölümün önemini vurgulamak için ağırlık yüzdeleri atanabilir.
Örnek dağılım: Güvenlik Protokolleri = %40, Kalite Değerlendirmeleri = %30, Dokümantasyon = %30
Sayfa ağırlıkları, genel kontrol listesi skorunun hesaplanmasında soru ve grup ağırlıklarıyla birleşir.
Tüm denetim boyunca adil bir puan dağılımı sağlar.
Sayfa Ağırlıklarını Yapılandırma
Düzenleyicide bir sayfa seçin.
Sağ panelde Sayfa Ayarları bölümüne gidin.
Sayfa için Puanlama Ağırlığı yüzdesini belirleyin.
Tüm sayfaların ağırlık toplamının %100 olduğundan emin olun.
Ağırlıkları dağıtırken bölümlerin önemini göz önünde bulundurun.
Grup Ağırlıkları
İlgili Soruları Organize Etme
Gruplar, bir sayfa içindeki ilgili soruları düzenlemenizi ve bu bölümlere toplu ağırlık atamanızı sağlar:
Her grup, bulunduğu sayfa içerisinde farklı bir ağırlık yüzdesine sahip olabilir.
Örnek: Gıda Saklama = %40, Gıda Hazırlama = %35, Dokümantasyon = %25.
Grup ağırlıkları, soru ağırlıklarıyla birleşerek sayfa skorunun hesaplanmasında kullanılır.
Sayfa → grup → soru yapısında ek bir puanlama katmanı olur.
Grup Ağırlıklarını Yapılandırma
Grup ağırlıkları, Sayfa Ayarları üzerinden yönetilir, grupların içinden değil.
Kontrol Listesi sayfasına bir grup ekleyin.
Gruba açıklayıcı bir ad verin.
İlgili soruları bu gruba ekleyin.
Sağ panelden Sayfa Ayarları bölümünü açın.
Grup Puanlama Ağırlıkları alanından grup ağırlıklarını inceleyin ve düzenleyin.
Tüm grupların toplam ağırlığının %100 olduğundan emin olun.
Soru Ağırlıkları
Neden Soru Ağırlıkları Kullanılır?
Her soru aynı öneme sahip değildir. Ağırlıklandırma ile:
Güvenlik açısından kritik maddeleri skor üzerinde daha etkili hale getirebilirsiniz.
Uyumluluk gereksinimlerine göre ağırlıkları düzenleyebilirsiniz.
Operasyonel ve idari alanlar arasında doğru odak dağılımını sağlayabilirsiniz.
Soru Ağırlıklarını Ayarlama
Skorlanabilir bir kontrol listesinde herhangi bir soruyu seçin.
Soru panelindeki Puanlama bölümüne gidin.
Ağırlık yüzdesini tanımlayın (ör. Kritik güvenlik sorusu → %20, İdari soru → %5).
Toplam puan katkısını belirlemek için Maksimum Puan değerini ayarlayın.
Tüm sorular arasında dengeli bir dağılım sağlayın.
Aralık Puanları
Performans Metriklerini Tanımlama
Aralık Puanları, puanlanabilir sorular için sayısal sınırları (Minimum, Hedef, Maksimum) tanımlar. Bu sınır değerleri, sistemin yanıt değerlerini nasıl yorumlayacağını belirler.
Aralık Tanımları
Minimum: Kabul edilebilir en düşük performans seviyesi
Minimum’un altındaki yanıtlar → Spesifikasyon Dışı
Minimum–Hedef arası → Spesifikasyon Dahilinde (kısmi puan) yanıtlar
Hedef: İstenen performans seviyesi
Hedefe tam olarak eşit olan yanıt → Tam puan
Maksimum: Kabul edilebilen en yüksek değer
Hedef–Maksimum arası yanıtlar → Spesifikasyon Dahilinde (kısmi puan)
Maksimum’un üzerindeki yanıtlar → Spesifikasyon Dışı
Ek Skorlama Ayarları
Uygunsuzluk Derecesi
Audit Now'da uygunsuzluk derecesi özelliği, denetim sırasında tespit edilen sorunları şiddet derecelerine göre sınıflandırmanızı sağlar. Bu özellik sayesinde hangi bulguların acil müdahale gerektirdiğini, hangilerinin iyileştirme planlaması için not edilmesi gerektiğini kolayca ayırt edebilirsiniz.
Uygunsuzluk derece sınıflandırması şu avantajları sağlar:
Önceliklendirme: Kritik sorunları hızlıca tespit edip acil aksiyonlar alabilirsiniz
Risk Yönetimi: Farklı şiddet seviyelerindeki bulguları ayrı ayrı raporlayabilirsiniz
Performans Takibi: Hangi tür uygunsuzlukların daha sık tekrarlandığını analiz edebilirsiniz
Aksiyon Planlaması: Her şiddet seviyesi için farklı müdahale stratejileri belirleyebilirsiniz
Standart Uyumu: ISO, GMP ve diğer kalite standartlarının gerektirdiği sınıflandırma sistemini uygulayabilirsiniz
Audit Now, dört farklı uygunsuzluk şiddet seviyesi sunar:
🟢 Minor
Operasyonel süreçleri önemli ölçüde etkilemeyen, düşük riskli bulgulardır.
Örnek Durumlar:
Küçük düzen eksiklikleri
Dokümantasyon hatalarındaki minör hatalar
Estetik kusurlar
Planlı bakım takvimindeki küçük gecikmeler
Müdahale Süresi: Normal iş akışı içinde düzeltilebilir
🟡 Major
İş süreçlerini etkileyen, orta düzey riskli ve dikkat gerektiren bulgulardır.
Örnek Durumlar:
Prosedürlere uyumsuzluklar
Eksik eğitim kayıtları
Önemli ekipman arızaları
Hijyen standartlarında sapmaları
Müdahale Süresi: Belirli bir süre içinde düzeltilmeli (örn. 7-15 gün)
🔴 Kritik
İş sürekliliğini ve güvenliği doğrudan etkileyen, yüksek riskli bulgulardır.
Örnek Durumlar:
Güvenlik prosedürlerinin ihlali
Yasal gerekliliklere uyumsuzluk
Kalite standartlarında ciddi sapmalar
Müşteri güvenliğini tehdit eden durumlar
Müdahale Süresi: Derhal veya en kısa sürede (24-48 saat içinde)
⚫ Kritik Başarısızlık Koşulu
Acil müdahale gerektiren, operasyonların durdurulmasını gerektirebilecek en yüksek şiddetli bulgulardır.
Örnek Durumlar:
Hayati tehlike oluşturan durumlar
Yangın güvenlik sistemlerinin çalışmaması
Gıda güvenliğinde kritik kontrol noktası ihlali
Yasal yaptırım riski taşıyan durumlar
Müdahale Süresi: Anında müdahale zorunlu / Operasyon durdurulabilir.
Not: Kritik Başarısızlığın işaretli olduğu sorular olumsuz yanıtlanması halinde denetiminiz başarılı olsa bile başarısız sayılacaktır.
Uygunsuzluk Türü Nasıl Atanır?
Kontrol listesi oluştururken veya düzenlerken, her soru için uygunsuzluk türü tanımlayabilirsiniz.
Kontrol Listesi Ayarları:
Soru Ayarları → Uygunsuzluk Derecesi alanına gidin
Açılır menüden uygun şiddet seviyesini seçin:
Hiçbiri (varsayılan)
Minor
Major
Kritik
Kritik Başarısızlık Koşulu
3. Ayarları kaydedin
Ondalık Hassasiyeti
Puan Hesaplama Doğruluğu:
Puanların hesaplanma ve görüntülenme şeklini yapılandırın:
Ondalık basamaklar: Hassasiyet düzeyini ayarlayın (örneğin, iki ondalık basamak için 0,00)
Yuvarlama kuralları: Kesirli puanların nasıl işleneceğini belirleyin
Görüntüleme biçimi: Puanların raporlarda ve gösterge panellerinde nasıl görüneceğini kontrol edin
Sayısal Sorularda Doğrudan Puan Girişi
Aralığa dayalı skor yerine, Sayısal sorularda Doğrudan Puan Girişi kullanılabilir.
Doğrudan Puan Girişini Yapılandırma
Skorlanabilir bir kontrol listesinde sayısal bir soruyu seçin
Soru panelindeki Puanlama ayarlarına gidin
Skorlama yöntemi olarak Doğrudan Puan Girişi'ni seçin
Maksimum Puan ve Ağırlık değerlerini tanımlayın
Gerekirse ondalık hassasiyeti ayarlayın
Ölçü birimini seçin (Yok, Yüzde, Para Birimi vb.)
Doğrudan Puan Girişi Nasıl Çalışır?
Denetçi, denetim sırasında bir sayısal değer girer
Sistem bu değeri, Maksimum Puan sınırına kadar doğrudan puan olarak kullanır
Puan ağırlıkla çarpılır ve genel skora dahil olur
Bu yöntemde Min/Hedef/Max aralıklarına gerek yoktur
Temel Denetimleri Stratejik Performans Araçlarına Dönüştürün
Skorlanabilir kontrol listeleri sayesinde denetim programınız, kapsamlı bir performans ölçüm sistemine dönüşür. Basit geçti/kaldı sonuçlarının ötesine geçerek operasyonel mükemmeliyeti ve uyumluluğu destekleyen gelişmiş analizler elde edebilirsiniz.