Genel Bakış
Audit Now'daki aksiyon şablonları, tutarlı, yapılandırılmış düzeltici aksiyonlar oluşturmak için yeniden kullanılabilir çerçeveler önerir. Her aksiyonu manuel olarak yapılandırmak yerine, şablonlar önceden tanımlanmış alanlar, özel durumlara göre iş akışları, öncelik tabanlı son tarihlere sahiptir. Aynı zamanda organizasyonel standartları korurken farklı sorun türlerine uyum sağlayan otomatik atama mantığı sunar.
Aksiyon Şablonlarını Anlama
Aksiyon Şablonları Nedir?
Aksiyon şablonları şunları tanımlayan önceden yapılandırılmış formlardır:
Alan yapısı: Her aksiyon türü için hangi bilgilerin toplanacağı
Durum iş akışları: Başlangıçtan tamamlamaya kadar olan özel ilerleme
Otomatik numaralandırma: Özel öneklerle düzenli olan aksiyon kimliği sistemi
Özel alanlar: Standart aksiyon alanlarının ötesinde ek veri toplama
Öncelik tabanlı son tarihler: Aciliyete göre akıllı son tarih hesaplama
Varsayılan davranışlar: Tutarlı aksiyon oluşturmak için otomatik ayarlar
Varsayılan Şablon Temeli
Her kuruluş şunları içeren bir "Standart Aksiyon" şablonuyla başlar:
Aksiyon Kimliği Öneki: ACT (ACT-1, ACT-2, ACT-3 vb. oluşturur)
Temel alanlar: Başlık, Açıklama, Öncelik, Durum, Atanan Kişi, Son Tarih, Konum
Temel iş akışı: Açık → Devam Ediyor → Tamamlandı → İptal Edildi
Öncelik tabanlı son tarihler: Aciliyete göre akıllı son tarih önerileri
Birincil belirleme: Kullanıcılar yeni aksiyon oluşturduğunda otomatik yüklenir
Şablon Ayarlarına Nasıl Erişilir
Şablon Yönetimine Gitme:
Ana gezinme menünüzden Aksiyonlar'a tıklayın
Sağ üst köşedeki "Şablon Ayarları"na tıklayın (mavi düğme)
Kapsamlı yapılandırma seçenekleriyle Şablon Ayarları sayfası açılır
Görecekleriniz:
Durum Ayarları: İş akışı aşamalarını ve davranışlarını yapılandırın
Öncelik tabanlı son tarihler: Otomatik son tarih hesaplama kurallarını ayarlayın
Aksiyon Şablonları: Şablon çeşitleri oluşturun ve yönetin
Durum Ayarları Yapılandırması
Durum Yönetimini Anlama
Durum Ayarları bölümü, aksiyonların oluşturmadan tamamlamaya kadar geçtiği iş akışı aşamalarını özelleştirmenize olanak tanır.
Durum Kategorileri:
Açık (Mavi): Aksiyon dikkat gerektirir ve bildirimleri tetikler
Kapalı (Yeşil): Aksiyon tamamlandı ve aktif takipten çıkarıldı
Durum Seçeneklerini Yapılandırma:
Varsayılan Durum Yönetimi:
Durumları mantıksal iş akış sırasına göre yeniden sıralamak için sürükleyip bırakın
Yalnızca bir durum varsayılan olarak ayarlanabilir - bu yeni aksiyonlar için başlangıç durumu olur
Durum metnine tıklayarak durum adlarını düzenleyin
Açılır seçiciyi kullanarak kategoriyi (Açık/Kapalı) ayarlayın
Geçiş düğmesini kullanarak durumları etkinleştirin/devre dışı bırakın
Çöp kutusu simgesini kullanarak kullanılmayan durumları silin
Yeni Durum Seçenekleri Ekleme:
Durum listesinin altındaki "+ Durum Seçeneği Ekle"ye tıklayın
Durum adını girin (örn. "Onay Bekliyor", "İnceleme Altında")
Kategori türünü seçin:
Açık: Çalışmanın hala yapılması gerekiyor
Kapalı: Çalışma tamamlandı
Bu yeni aksiyonlar için başlangıç durumu olması gerekiyorsa varsayılan olarak ayarlayın
Şablonu güncellemek için değişiklikleri kaydedin
Öncelik Tabanlı Son Tarihler
Akıllı Son Tarih Yönetimi
Öncelik tabanlı son tarih özelliği, aksiyonun öncelik seviyesine göre uygun son tarihleri otomatik olarak hesaplar. Böylece kritik sorunlarla anında ilgilenilmesini sağlarken düşük öncelikli öğeler için makul zaman dilimleri tanır.
Öncelik Tabanlı Bitiş Tarihleri Nasıl Çalışır:
Otomatik hesaplama: Aksiyon oluştururken önceliğe göre son tarih önerilir
Özelleştirilebilir zaman dilimleri: Kuruluşunuzun standart yanıt sürelerini ayarlayın
Tutarlı beklentiler: Son tarih belirlenirken tahminleri minimuma indirin
Uyumluluk desteği: Düzenleyici gereksinimlerin uygun aciliyetle karşılanmasını sağlayın
Son Tarih Kurallarını Yapılandırma:
Öncelik Ayarlarına Erişim:
Aksiyonlar sayfasından Şablon Ayarları'na gidin
Sağ tarafta "Öncelik tabanlı son tarihler" bölümünü bulun
Varsayılan zaman dilimlerini değiştirmek için "Düzenle"ye tıklayın
Her Öncelik İçin Zaman Dilimleri Ayarlama:
Kritik: Acil yanıt (varsayılan: 2 gün)
Yüksek: Acil dikkat (varsayılan: 5 gün)
Orta: Standart zaman çizelgesi (varsayılan: 7 gün)
Düşük: Düşük öncelikli öğeler (varsayılan: 14 gün)
Son Tarih Kurallarını Özelleştirme:
Her öncelik seviyesinin yanındaki sayı alanına tıklayın
Oluşturulduktan sonra aksiyonların kaç gün içinde bitmesi gerektiğini girin
Kuruluşunuzun yeteneklerini ve düzenleyici gereksinimlerini göz önünde bulundurun
Yeni zaman dilimlerini uygulamak için "Kaydet"e tıklayın
Bitiş Tarihi Yapılandırması İçin En İyi Uygulamalar:
Kritik aksiyonlar: Güvenlik ve uyumluluk sorunları için kısa zaman dilimleri
Yüksek öncelik: Aciliyeti gerçekçi tamamlama süreleriyle dengeleyin
Orta öncelik: Standart iş süreci zaman dilimleri
Düşük öncelik: Süreç iyileştirmeleri ve küçük sorunlar için daha uzun süreler
Aksiyon Şablonları Yönetimi
Şablon Oluşturma ve Yönetme
Şablon Listesi Genel Bakış:
Arama işlevselliği: Belirli şablonları hızlıca bulun
Önek, Ad ve Son Güncellemeleri gösteren şablon tablosu
Yıldız simgesi: Birincil (varsayılan) şablonu gösterir
Aksiyonlar menüsü: Mevcut şablonları düzenleyin veya silin
Yeni Aksiyon Şablonları Oluşturma:
Yeni Şablon Başlatma:
Şablon listesinden "Yeni Aksiyon Şablonu"na tıklayın
Şablon oluşturma arayüzü iki panelle açılır:
Şablon Ayarları (sol): Yapılandırma seçenekleri
Önizleme: Aksiyon Formu (sağ): Kullanıcı arayüzünün canlı önizlemesi
Şablon Yapılandırması:
Temel Şablon Ayarları:
Şablon Adı: Net, açıklayıcı ad (örn. "Ekipman Onarımı", "Güvenlik Sorunu")
Aksiyon Kimliği Öneki: Aksiyon numaralandırma için özel önek (örn. "REPAIR", "SAFETY")
Birincil şablon olarak ayarla: Bunu yeni aksiyonlar için varsayılan yapmak için geçiş yapın
Otomatik Numaralandırma Sistemi:
Format: [ÖNEK]-[SAYI] (örn. SAFETY-1, REPAIR-105)
Sıralı sayma: Her kuruluş için 1'den başlar
Eksik yok: Sürekli numaralandırma eksiksiz denetim izi sağlar
Şablon oluşturulduktan ve ilk kullanımdan sonra önek değiştirilemez
Ek Alanların Yapılandırması:
Standart Alanların Ötesinde: Her aksiyon şablonu standart alanları içerir (Başlık, Açıklama, Öncelik, Durum, Atanan Kişi, Son Tarih, Konum). Şablonları ek özel alanlarla geliştirebilirsiniz.
Mevcut Özel Alan Türleri:
Serbest Metin: Ekipman kimlikleri veya referans numaraları gibi kısa yanıtlar
Zengin Metin: Biçimlendirme seçenekleriyle daha uzun açıklamalar
Sayı: Maliyetler, miktarlar, ölçümler veya derecelendirmeler
Onay Kutusu: Evet/hayır soruları veya onay gereksinimleri
Değer Listesi: Önceden ayarlanmış seçeneklerle açılır menüler
Tarih: Ek son tarih veya kilometre taşı tarihleri
Tarih ve Saat: Belirli olaylar için zaman damgası gereksinimleri
Özel Alan Ekleme:
Şablon ayarlarında "Ek Alanlar" bölümüne inin
"+ Özel Alan Ekle"ye tıklayın
Alan adını girin (örn. "Ekipman Türü", "Maliyet Tahmini", "Tedarikçi İletişimi")
Açılır menüden alan türünü seçin
Uygunsa alan seçeneklerini yapılandırın (örn. açılır menü değerleri)
Çöp kutusu simgesini kullanarak istenmeyen alanları kaldırın
Gerçek Zamanlı Şablon Önizlemesi
Canlı Önizleme İşlevselliği
Önizleme paneli, şablonunuzun aksiyon oluştururken kullanıcılara tam olarak nasıl görüneceğini gösterir:
Önizleme Özellikleri:
Aksiyon Kimliği görünümü: Özel önekinizle örnek numaralandırmayı gösterir
Alan düzenlemesi: Kullanıcı arayüzü sırasındaki tüm yapılandırılmış alanlar
Durum açılır menüsü: Özel iş akışı seçenekleri görünür
Öncelik seçimi: Görsel öncelik göstergeleri ve seçim
Özel alanlar: Uygun biçimlendirme ve giriş türleriyle ek alanlar
Mobil uyumluluk: Şablonun mobil cihazlarda nasıl göründüğünü göz önünde bulundurun